Team
TEAM DEFINIEREN
Das Formular Team dient zur Dokumentation des Teams, welches die Qualitätsbeanstandung bearbeitet. Dieses Formular ist eines der wenigen, für das Sonderrechte definiert wurden, d.h. einige Funktionen lassen sich nur mit der entsprechenden Rolle anwählen.
Die Eingabefelder, die Sonderberechtigungen benötigen sind der Q-Fall Verantwortliche, der Q-Fall Leiter sowie die Funktionen Q-Fall Light, Top Q-Fall sowie sofort schliessen (das -Icon).
Die Funktion: “Sofort schliessen”
Das Konzept des Tools basiert darauf, die Hemmschwelle eine Qualitätsbeanstandung zu eröffnen möglichst niedrig zu halten. Deshalb kann es vorkommen, dass zwei Qualitätsbeanstandungen unabhängig von verschiedenen Personen zum gleichen Thema eröffnet werden, oder dass eine Qualitätsbeanstandung zu einem Thema zum zweiten Mal eröffnet wird, usw. Ebenfalls kann es vorkommen, dass aufgrund der niedrigen Hürde zu viele Fälle eröffnet werden, die aber aufgrund von Ressourcenengpässen nicht bearbeitet werden können. In solchen Fällen macht es Sinn, die Qualitätsbeanstandung sofort wieder zu schliessen. Die Information bleibt im System verfügbar, allerdings wird der Q-Fall dann nicht mehr bei der Auswertung (wie z.B. der Bearbeitungszeit) berücksichtigt.
Die Option Sofort schliessen kann in der System-konfiguration auch abgeschaltet werden. In diesem Fall wird auch das -Icon nicht angezeigt.
Sobald unter Sofortmassnahmen oder definitive Massnahmen ein Eintrag vorgenommen wurde, kann eine Qualitätsbeanstandung nicht mehr sofort geschlossen werden.
Die Funktion Sofort schliessen ist nur für Administratoren und Q-Fall Verantwortliche verfügbar, bei allen anderen Benutzern wird dieses Icon nicht angezeigt.
Klickt man auf Sofort schliessen so erscheint ein Eingabeformular, in dem man einen Grund für das sofortige Schliessen eingeben muss. Dazu kann man entweder einen Text in das Freitext Feld eingeben oder man wählt eine der Standard-Beschreibungen aus.
Wird die Eingabe gespeichert, so wird als Fehlercode XX – sofort geschlossen eingetragen und die Qualitätsbeanstandung wird sofort als abgeschlossen im System geführt.
Um Nachvollziehen zu können, wer eine Qualitätsbeanstandung sofort geschlossen hat, wird beim sofortigen Schliessen derjenige Benutzer als Q-Fall Verantwortlicher eingetragen, der den Fall sofort schliesst.
Die Funktion “Q-Fall Verantwortlicher”
Aufgrund der besonderen Anforderungen an einen Q-Fall Verantwortlichen muss diese Rolle den entsprechenden Benutzern im System zugeordnet werden. Hier greift das Rechtesystem, d.h. ein Q-Fall Verantwortlicher kann nur von Administratoren oder anderen Q-Fall Verantwortlichen geändert werden, bei allen anderen Benutzern wird dieses Icon nicht angezeigt.
Das -Icon (Q-Fall Verantwortlichen zuordnen) wird nur dann angezeigt, wenn der Benutzer am System angemeldet ist und die entsprechenden Rechte besitzt.
Um einen Q-Fall Verantwortlichen auszuwählen, klickt man (mit Sonderrechten) neben dem Feld Q-Fall Verantw. auf das -Icon, worauf sich eine Liste mit allen verfügbaren Personen öffnet, die diese Funktion ausführen können.
Die Liste zeigt eine Auswahl der möglichen Personen für diese Funktion sowie den Bereich, für den die Person arbeitet.
Die Zuordnung der Funktion erfolgt über das Formular Pflichtmitglieder im Administartionsbereich. Auch wenn die Option Pflichtmitglieder deaktiviert ist, müssen dort die Daten gepflegt werden.
Sollte bereits ein Q-Fall Verantwortlicher ausgewählt worden sein, so ist die Zeile mit seinem Namen blau hinterlegt.
Im Kopf dieser Auswahlliste befindet sich weiterhin ein Suchfeld, in das ein Name eingegeben werden kann. Das System sucht bereits bei der Eingabe nach dem möglichen Namen.
Das Fenster wird entweder durch Auswahl eines entsprechenden Namens geschlossen, oder durch Klicken auf ABBRECHEN.
Ist die Option Mailing verwenden aktiviert, so schickt das System im Hintergrund eine Mail an die entsprechende Person mit dem Hinweis, dass sie als Q-Fall Verantwortliche ausgewählt wurde sowie einem Link, der auf den entsprechenden Q-Fall zeigt
Das System schreibt mit, wann der Q-Fall Verantwortliche definiert (und informiert) wurde. Um zu Überprüfen, wann dies geschehen ist, kann man mit der Maus über das -Icon gehen und der genaue Termin wird als Tool Tip angezeigt.
Die Zuordnung von Team Mitgliedern oder des Q-Fall Leiters ist erst dann möglich, wenn ein Q-Fall Verantwortlicher definiert wurde.
Hat derjenige, der die Qualitätsbeanstandung eröffnet hat, im Eröffnungsformular Mich als Q-Fall Leiter eintragen ausgewählt, so ist entgegen der oben beschriebenen Logik bereits ein Q-Fall Leiter eingetragen, obwohl noch kein Q-Fall Verantwortlicher definiert wurde
Aus Gründen der Dokumentation, und um zu verhindern, dass sich die verschiedenen Q-Fall Verantwortlichen mehrmals die Verantwortung für einen Q-Fall hin- und her schieben, gibt es noch das -Icon.
Klickt man auf dieses Icon, so öffnet sich eine Liste in der angezeigt wird, zu welchem Zeitpunkt die Verantwortung von wem auf wen übertragen wurde sowie der Name desjenigen, der die Änderung vorgenommen hat. Diese Ansicht ist rein informativ und kann nicht bearbeitet werden.
Die Funktion “Q-Fall Leiter”
Aufgrund der besonderen Anforderungen an einen Q-Fall Leiter muss diese Rolle den entsprechenden Benutzern im System zugeordnet werden. Auch hier greift das Rechtesystem, d.h. ein Q-Fall Leiter kann nur von einem Qualiäter, einem Administratoren oder einem Q-Fall Verantwortlichen geändert werden. Bei allen anderen Benutzern wird dieses Icon nicht angezeigt. Grundsätzlich erfolgt die Auswahl des Q-Fall Leiters genau so wie die Auswahl des Q-Fall Verantwortlichen: durch Anklicken des -Icons.
Durch Klicken auf das Icon öffnet sich eine Auswahlliste.
Nur Administratoren oder Qualitäter haben die Möglichkeit, einen Q-Fall Leiter auch wieder zu löschen (linke Abbildung), ansonsten kann ein Q-Fall Leiter nur geändert aber nie gelöscht werden.
In dieser Liste sind sämtliche Personen aufgeführt, die entweder die Rolle Administrator, Q-Fall Verantwortlicher oder Q-Fall Leiter innehaben. Ist bereits ein Q-Fall Leiter definiert, so wird die entsprechende Zeile blau hinterlegt.
Der häufigste Fehler, der hier passiert ist der, das eine Person die Rolle Q-Fall Leiter hat, aber in der Liste nicht auftaucht. Typischerweise ist er/sie dann schon in der Team-Liste aufgeführt - ein Q-Fall Leiter kann nie gleichzeitig auch Team Mitglied sein.
Auch in dieser Auswahlliste kann über die Eingabe eines Namens in der Kopfzeile nach Personen gesucht werden. Diese Liste schliesst sich entweder durch Auswahl eines Namens oder durch Klicken auf ABBRECHEN.
Ist die Option Mailing verwenden aktiviert, so schickt das System im Hintergrund eine Mail an die entsprechende Person mit dem Hinweis, dass sie als Q-Fall Leiter ausgewählt wurde sowie einem Link, der auf den entsprechenden Q-Fall zeigt
Das System schreibt mit, wann der Q-Fall Leiter definiert (und informiert) wurde. Um zu Überprüfen, wann dies geschehen ist, kann man mit der Maus über das -Icon gehen und der genaue Termin wird als Tool Tip angezeigt.
Aus Gründen der Dokumentation, und um zu verhindern, dass sich die verschiedenen Q-Fall Leiter mehrmals die Leitung des Q-Falls hin- und her schieben, gibt es auch hier noch das -Icon.
Klickt man auf dieses Icon, so öffnet sich eine Liste in der angezeigt wird, zu welchem Zeitpunkt die Leitung von wem auf wen übertragen wurde sowie der Name desjenigen, der die Änderung vorgenommen hat. Diese Ansicht ist rein informativ und kann nicht bearbeitet werden.
Durch das Hinzufügen eines Q-Fall Leiters wird der Status des Q-Falls von Neu auf Offen geändert (Wechsel der Farbe von weiss zu rot).
Die Funktion: Q-Fall Light
Wie bereits mehrfach erwähnt, ist eine der Grundideen des Tools, dass möglichst einfach Qualitätsbeanstandungen eröffnet werden können. Es ist eine logische Konsequenz, dass somit auch Fälle eröffnet werden, bei denen die Lösung schon bekannt oder offensichtlich ist, d.h. es müssen eigentlich nur noch die Abstellmassnahmen implementiert werden. Eine Analyse der Fehlerursache ist somit nicht notwendig.
Die Option Q-Fall Light kann in der Systemkonfiguration abgeschaltet werden. Dann ist diese Checkbox natürlich auch nicht vorhanden.
Da durch das Umschalten einer Qualitätsbeanstandung auf einen Q-Fall Light einige Funktionen abgeschaltet werden (wie z.B. das Pflichtteam oder die Team-Freigabe), ist dieses Umschalten nur der Qualität, den Administratoren und den direkten Q-Fall Verantwortlichen (keine Stellvertreter!!) vorbehalten.
Alle anderen Benutzer bekommen eine Fehlermeldung angezeigt, wenn sie versuchen, einen Q-Fall auf einen Q-Fall Light umzuschalten (zusammen mit einer Liste der Personen, die die entsprechenden Rechte besitzen - so können sie den Q-Fall von berechtigten Personen auf Light setzen lassen)
Ein Q-Fall Light ist für jeden sofort erkennbar, da alle Formulare mit einem blauen Rahmen versehen werden. Zusätzlich wird hinter der Q-Fall Nummer in der Auswahlliste ein Stern (*) angezeigt.
Ein normaler Q-Fall kann, solange er noch nicht sachlich abgeschlossen ist, jederzeit in einen Q-Fall Light umgewandelt werden. Sollten bereits Daten im Formular Sofortmassnahmen eingegeben worden sein, so werden diese in das Formular definitive Massnahmen verschoben (schaltet man den Q-Fall wieder auf einen normalen Q-Fall zurück, so verbleiben die Daten im Formular definitive Massnahmen). Sollten Änderungen am Pflicht-Team vorgenommen worden sein, so werden diese gelöscht, d.h. das Pflicht-Team wird auf die Standardmitglieder zurückgesetzt (nur wichtig, falls der Q-Fall wieder auf normal zurückgesetzt wird) Dateneingaben im Formular 5 Why werden gelöscht und können nicht wieder hergestellt werden (nur wichtig, falls der Q-Fall wieder auf normal zurückgesetzt wird).
Ein Q-Fall Light wird sofort auf den Status technisch geschlossen gesetzt (Farbe gelb). Die Formulare Sofortmassnahmen, 5 Why und Umsetzung werden dabei ausgeblendet.
Die Funktion: Top Q-Fall
Sollte eine Qualitätsbeanstandung besonders schwerwiegend / teuer / schwierig zu lösen sein, so kann man sie als Top Q-Fall einstufen. Dies hat keine weitere Konsequenz bei der Bearbeitung, allerdings kann so eine Qualitätsbeanstandung später leichter im System gefunden werden.
Das Umschalten ist auch hier nur der Qualität, den Administratoren und den direkten Q-Fall Verantwortlichen (keine Stellvertreter!!) vorbehalten. Alle anderen Benutzer bekommen eine Fehlermeldung angezeigt, wenn sie versuchen, einen Q-Fall auf einen Top Q-Fall umzuschalten (zusammen mit einer Liste der Personen, die die entsprechenden Rechte besitzen - so können sie den Q-Fall von berechtigten Personen auf Top setzen lassen)
Das Q-Fall Team definieren
Sobald der Q-Fall Verantwortliche und der Q-Fall Leiter bestimmt wurden, kann das Q-Fall Team zusammengestellt werden. Dies geschieht in zwei Schritten: zuerst werden die Pflichtfunktionen definiert und danach das Team bestimmt.
Pflicht-Team Mitglieder
Dazu sollte man sich als erstes überlegen, welche Funktionen im Team vertreten sein müssen.
Die Pflichtfunktionen sowie die Einstellung, ob ein Pflicht-Team definiert ist, können in der Systemkonfiguration konfiguriert werden. Ist kein Pflicht-Team definiert so sind die Funktionen unsichtbar.
Standardmässig sind folgende Funktionen als Pflicht-Team definiert:
Die Idee hinter dem Pflicht-Team ist, dass keine wichtigen Funktionen bei der Definition des Q-Fall Teams vergessen werden. Natürlich wird nicht für alle Q-Fälle das komplette Team benötigt, d.h. man kann das Pflicht-Team entsprechend den Gegebenheiten anpassen. Dabei muss der Q-Fall Leiter aber ganz bewusst eine Entscheidung treffen, welche Funktionen er im Team braucht – er kann, wenn er möchte, alle Pflichtteam-Funktionen abwählen, aber er muss die Entscheidung bewusst treffen.
Solange kein Q-Fall Leiter definiert wurde erscheint beim Klicken auf Pflichtmitglieder eine Fehlermeldung, dass zuerst ein Q-Fall Leiter ausgewählt werden muss (da normalerweise die Definition des Pflicht-Teams eine Entscheidung des Q-Fall Leiters ist)
Um das Pflicht-Team anzupassen, Klickt man auf die Schaltfläche Pflichtmitglieder. Daraufhin öffnet sich ein Dialog-Feld, in dem man die Funktionen der Pflichtmitglieder an- / und abwählen kann.
Je nach Konfiguration kann es vorkommen, dass einige Funktionen als nicht löschbar definiert wurden. Diese Funktionen sind in der Liste gelb hinterlegt und es ist nicht möglich, diese Funktionen abzuwählen. Funktionen, die als nicht benötigt gekennzeichnet wurden sind dunkelgrau hinterlegt. Pflichtmitglieder können jederzeit gelöscht oder wieder zugefügt werden, bis der Q-Fall abgeschlossen ist.
Die Liste der Pflichtmitglieder besitzt eine farbliche Hinterlegung, durch die man erkennen kann, ob man alle Pflichtfunktionen mit entsprechenden Teammitgliedern besetzt hat.
Ist der Hintergrund rot, so ist die entsprechende Funktion noch nicht im Team vertreten. Ist der Hintergrund grün, so vertritt mindestens ein Teammitglied die Funktion. Pflichtfunktionen, die abgewählt wurden, sind durchgestrichen und grau. Funktionen, die sich nicht abwählen lassen sind in weisser Schrift geschrieben.
Team Mitglieder zufügen
Auch beim Klicken auf Mitglied zufügen erscheint eine Fehlermeldung, dass zuerst ein Q-Fall Leiter ausgewählt werden muss, falls dieser noch nicht definiert ist.
Ist der Q-Fall Leiter definiert, so öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem man sein Team zusammenstellen kann. Sollte man bereits Team-Mitglieder definiert haben, so erscheinen sie im unteren Bereich des Formulars, ansonsten ist der untere Bereich leer.
Um ein neues Team-Mitglied zuzufügen, gibt man den Nachnamen oder einen Teil des Nachnamens in das obere Suchfeld ein und das System zeigt eine auswahl der Namen an, auf die das Suchmuster passt. Durch Anklicken der entsprechenden Zeile wird die gewünschte Person auswählt.
Das Auswahlfenster wird durch einen Klick auf den Knopf FERTIG geschlossen, und die ausgewählten Team-Mitglieder werden in das Team-Formular übernommen.
Ist das Team definiert, passieren mehrere Dinge im Team-Formular:
- Es erscheint ein neuer Knopf Mail an Team, mit dem man die Team Mitglieder über ihre Rolle informieren kann.
- Weiterhin hat man nun die Möglichkeit, einzelne Team-Mitglieder wieder zu löschen, falls man sie fälschlicherweise ausgewählt hat. Dies ist jederzeit möglich bis der Q-Fall komplett abgeschlossen ist.
- Die Hintergrundfarbe der Pflichtmitglieder wechselt von rot nach grün, falls sich die entsprechenden Funktionen im Team befinden.
Es kann vorkommen, das die Farbe nicht auf grün geht, obwohl die entsprechende Funktion im Team definiert ist. Das liegt daran, dass - da sich Abteilungsnamen schnell ändern – im Hintergrund eine Übersetzungstabelle gepflegt werden muss, die die Abteilungsnamen in Funktionen übersetzt. D.h. wenn sich die Ampelfarbe nicht ändert muss der System-Administrator die Übersetzungstabelle anpassen.
Nachdem das Team definiert wurde, sollte man die Teammitglieder informieren. Dies geschieht durch Klicken auf den Knopf Mail an Team. Das System schickt im Hintergrund eine Mail an die entsprechenden Teammitglieder mit einem Link auf den entsprechenden Q-Fall. Gleichzeitig wird die Tabelle der Teammitglieder durch das Datum ergänzt, an dem die Mail verschickt wurde. Weiterhin wird der Knopf Mail an Team wieder ausgeblendet.
Fügt man nun nachträglich weitere Mitglieder zum Team hinzu, so erscheint neben dem Namen des neuen Mitglieds ein Briefumschlag-Icon().
Da das Team bereits informiert wurde, kann man nun selektiv das oder die neue(n) Teammitglied(er) über Ihre Rolle informieren. Das Icon ist gleichzeitig ein Anzeiger, dass das entsprechende Mitglied noch nicht informiert wurde. Sobald man auf den Briefumschlag klickt wird das informiert Feld gefüllt und eine Mail vom System verschickt.
Sollte in der Systemkonfiguration das Mailing ausgeschaltet worden sein, so sind sämtliche Icons zum Verschicken von Mails nicht sichtbar
Möchte man im Verlaufe der Qualitätsbeanstandung Teammitglieder wieder aus dem Team löschen, so kann man dies durch Klicken auf das -Icon in der entsprechenden Zeile der Team-Übersicht tun.
Wurde ein Teammitglied über seine Rolle im Q-Fall bereits informiert und löscht man das Teammitglied danach wieder, so schickt das System automatisch eine Mail an das gelöschte Teammitglied, mit der Information, dass es aus dem Team gelöscht wurde.
Wurde das Team informiert so wird ein neuer Knopf eingeblendet Info an Team. Durch Klicken auf diesen Knopf öffnet sich ein Fenster, in dem man eine Nachricht an das gesamte Team schicken kann.
