Sofortmassnamen
Im Formular Sofortmassnahmen werden sämtliche sofortigen Aktionen dokumentiert. Dieses Formular ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Im oberen Bereich können durch Anwählen von Checkboxen standardisierte Sofortmassnahmen ausgewählt werden, im unteren Bereich können einzelne Aktion dokumentiert werden.
Dieses Formular ist bei einem Q-Fall Light nicht sichtbar.
Die Auswahl einer Standardmassnahme ist eine Pflichteingabe, die Eingabe von zusätzlichen Datensätzen ist optional.
Möchte man zum ersten Mal einen neuen Datensatz hinzufügen, so prüft das System, ob bereits eine Standardmassnahme gewählt wurde. Ist dies nicht der Fall, so öffnet sich ein Hinweisfenster, in dem durch Klicken auf OK die Option keine Standard Sofortmassnahme ausgewählt werden kann. Klickt man auf Abbrechen, so schliesst sich das Fenster und man kann eine andere Standardmassnahme auswählen.
Die Standardmassnahmen sind mit einer Logik versehen. So kann man zum Beispiel nicht gleichzeitig keine Standardmassnahme sowie eine andere Sofortmassnahme auswählen. Sobald man eine andere Standardmassnahme auswählt, wird die Option keine Standardmassnahme deaktiviert. Ebenso funktioniert es andersherum: hat man eine Standardmassnahme aktiviert, und wählt dann keine Standardmassnahme, so werden alle anderen Optionen gelöscht.
Die Prüfung einer Standardmassnahme erfolgt nur beim Zufügen des ersten Datensatzes. Sobald ein Datensatz im unteren Bereich eingefügt wurde, erscheint die Sicherheitsabfrage nicht mehr.
Durch klicken auf DATENSATZ ZUFÜGEN können Datensätze dem Formular zugefügt werden.
In das Feld Was kann ein Freitext eingegeben werden, der die Sofortmassnahme beschreibt.
Die Dropdownliste Wer beinhaltet alle Benutzer, welche der Datenbank bekannt sind. Dort kann der Verantwortliche für die definierte Aufgabe ausgewählt werden.
bis wann ist das Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss.
Dass ein Name aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden muss liegt daran, da das System je nach Konfiguration 2-10 Tage vor Fälligkeit der Aufgabe eine automatische Erinnerungsmail verschickt.
Der Status gibt an, ob die Aufgabe noch offen oder bereits geschlossen ist. Das System verschickt nur dann eine Mail, wenn die Aufgabe noch als offen gekennzeichnet ist. Sollte die Aufgabe bereits beim Eintragen abgeschlossen sein, so kann als Status auch geschlossen ausgewählt werden.
Durch klicken auf ABBRECHEN wird der Datensatz verworfen, durch Klicken auf SPEICHERN wird der Datensatz der Liste der Sofortmassnahmen zugefügt.
In den Optionen kann eingestellt werden, ob beim Zufügen einer Aufagbe automatisch eine Mail and den Verantwortlichen geschickt wird. Ist diese Option deaktiviert, so wird auch die Checkbox EMAIL SENDEN nicht angezeigt.
Weiterhin kann in den Optionen festgelegt werden, ob die Checkbox standardmässig selektiert oder leer ist.
Es können beliebig viele Datensätze zu den Sofortmassnahmen zugefügt werden. Aufgaben, die noch im Status offen sind, werden in der Übersicht rot dargestellt.
Die Icons neben dem Status zeigen an, welche Aktionen durchgeführt werden können.
| Der Aufgabe können durch Klicken auf dieses Icon noch Dateien angefügt werden | |
| Dieses Icon kopiert den Datensatz in das Formular definitive Massnahmen. Dabei werden aber nur die Eingaben im Formular kopiert, eventuell angehängte Dateien werden nicht mit kopiert | |
| Dieses Icon verschiebt den entsprechenden Datensatz in das Formular definitive Massnahmen. Durch das Verschieben werden sowohl die Details, als auch eventuell angehängte Dateien, in das Formular definitive Massnahmen verschoben | |
| Dieses Icon erlaubt das Löschen des jeweiligen Datensatzes | |
| Dieses Icon erlaubt das Bearbeiten des Datensatzes. Durch Klicken auf dieses Icon öffnet sich das Bearbeitungsfenster, in dem sämtliche Eingaben editiert werden können | |
| Dieses Icon erlaubt das Kopieren der Sofortmassnahme in das Formular Umsetzung. Dies ist eine Arbeitserleichterung, damit die Daten im Formular Umsetzung nicht erneut eingegeben werden müssen. | |
| Durch Klicken auf dieses Icon kann man sich unabhängig von Fälligkeitsdatum von System Erinnerungen an die Aktion zuschicken lassen | |
| Dieses Icon ist nur sichtbar, wenn der Status der Aufgabe offen ist. Ansonsten ist das Icon unsichtbar. Das anklicken des Häkchen ändert den Status von offen nach erledigt. |
Die Icons , , , und sind nur verfügbar, so lange sich der Q-Fall im Status offen (rot) befindet.
Die Icons und sind verfügbar, bis der Q-Fall abgeschlossen ist.
Wenn es mehrere Datensätze im Formular gibt, so wird es schnell schwierig, z.B. alle offenen Massnahmen zu finden. Deshalb gibt es noch vier Möglichkeiten, wie die Datensätze sortiert werden können:
- Nach dem Eröffnungsdatum (das System schreibt automatisch mit, wann ein Detaildatensatz angelegt wurde)
- Nach dem Namen des Verantwortlichen
- Nach dem Fälligkeitsdatum
- Nach dem Status
Ein zweites Klicken auf den entsprechenden Sortierknopf dreht die Reihenfolge der Sortierung um, die aktuell aktive Sortierung wird durch einen blauen Hintergrund angezeigt.
Um sicherzustellen, das das gesamte Team bei der Bearbeitung des Q-Falls mit eingebunden ist und nicht nur schnell noch vor der Umsetzungsfreigabe informiert wird, kann man nur maximal 3 Datensätze zum Q-Fall zufügen (insgesamt in den Formularen Sofortmassnahmen und definitive Massnahmen - die genaue Anzahl der Datensätze kann in den Optionen festgelegt werden). Danach lassen sich nur weitere Datensätze zufügen, wenn das gesamte Team über den Q-Fall informiert wurde (Knopf Mail an Team im Team-Formular)