Neue Qualitätsbeanstandung
Das Konzept des Tools basiert auf der klaren Trennung zwischen der Eröffnung und der Bearbeitung einer Qualitätsbeanstandung. Dabei ist Wert darauf gelegt worden, das Eröffnen einer Qualitätsbeanstandung so einfach wie möglich zu gestalten. Ruft man das Tool auf, so startet das System mit der Seite, auf der man eine neue Qualitätsbeanstandung eröffnen kann. Dort werden alle wesentlichen Daten, die zur Bearbeitung der Qualitätsbeanstandung benötigt werden, eingegeben. Zu Beginn einer Eröffnung sind einige Datenfelder ausgeblendet, sie werden gemäss dem Workflow eingeblendet, sobald notwendige Pflichtfelder eingegeben wurden.
Grunddaten eingeben
Um eine Qualitätsbeanstandung zu eröffnen, müssen mindestens alle roten Datenfelder, sowie die Materialnummer und die Bestellnummer, eingegeben werden. Um die Bedienung zu erleichtern, sind bereits einige Felder mit Standardwerten vorbelegt.
Dazu zählt das Eröffnungsdatum, welches immer das aktuelle Datum angezeigt. Möchte man dieses Datum ändern, so kann man durch klicken auf das -Icon jedes beliebige Datum in der Vergangenheit auswählen. Aus Plausibilitätsgründen ist ein Datum in der Zukunft nicht erlaubt.
Aus der Liste Ersteller kann man den Namen des Erstellers der Qualitätsbeanstandung (im Normalfall sich selber) auswählen. Danach werden die Felder Q-Fall Kriterium (optional) und Reklamationsart (Pflichtfeld) eingeblendet.
Ebenfalls benötigt wird das Kriterium, warum die Qualitätsbeanstandung eröffnet wird. Weitere optionale Daten sind die Reklamationsart (zum Beispiel interne Reklamationen, Lieferanten Audit oder auch ISO Audit) sowie - falls konfiguriert - der Materialstatus.
Wählt man als Reklamationsart Kundenreklamation aus, so werden drei weitere Pflichtfelder eingeblendet: Verkaufsorg., Endkunde und Ausfälle. Diese Daten müssen bei einer Kundenreklamation vorhanden sein.
Materialnummer eingeben
Als weitere Pflichtfelder sind die Materialnummer und die Bestellnummer einzugeben. Ist die Materialnummer nicht bekannt, so kann man den Knopf ohne Materialnummer auswählen. Ist die Materialnummer bekannt, so öffnet sich durch das auswählen des Knopfes Material auswählen ein weiteres Fenster, in dem man eine Materialnummer eingeben kann.
In diesem Fenster kann man unter der Materialnummer entweder die komplette Materialnummer - wenn bekannt - eingeben, oder auch nur Teile der Nummer. Durch Auswählen von Suchen wird die Datenbank nach möglichen Materialnummern durchsucht. Ist die Materialnummer eindeutig identifiziert, so wird diese sofort ins Formular übernommen. Sollte es mehrere mögliche Materialnummern geben, so erscheint eine Auswahlliste, aus der man, durch Auswahl der entsprechenden Zeile, die gewünschte Materialnummer auswählen kann.
Bestellnummer eingeben
Ähnlich funktioniert die Eingabe der Bestellnummer. Die Bestellnummer ist eine Pflichteingabe. Ist diese nicht bekannt, so kann man durch Auswahl der Option ohne Bestellnummer dieses Pflichtfelde füllen. Ansonsten wählt man Bestellnummer aus und gibt in dem erscheinenden Fenster die Bestellnummer ein und schliesst die Eingabe durch klicken auf OK ab.
Was jetzt noch fehlt ist die Problembeschreibung. Dazu kann man im Feld Problem Beschreibung einen Freitext eingeben, oder – falls konfiguriert - aus einer Dropdownliste einen Standardtext für die Fehlerbeschreibung auswählen.
Man kann auch in beiden Feldern Daten eingeben / auswählen, beim Speichern werden die beiden Eingaben dann zusammengefügt
Sind alle Pflichteingaben getan, so wird das -Icon eingeblendet, mit dem man die Qualitätsbeanstandung speichert und zur Eingabemaske der Grunddaten weitergeleitet wird.
Weitere Optionen
Bevor man die Qualitätsbeanstandung zur weiteren Bearbeitung speichert, kann man im rechten oberen Bereich des Bildschirms verschiedene weitere Optionen auswählen. Folgende Optionen können ausgewählt werden:
Die Option: Bestätigungsmail an mich senden
Mit dieser Option wird festgelegt, dass nach dem Anlegen der Qualitätsbeanstandung eine Mail vom System an den Ersteller der Qualitätsbeanstandung gesendet wird. Diese Mail enthält die Q-Fall Nummer als Link. Durch Klicken auf diesen Link gelangt man sofort in den entsprechenden Q-Fall im System
Die Option: Statusänderung mitteilen
Wird dieser Option ausgewählt, so öffnet sich ein weiteres Fenster, indem man auswählen kann, über welche Statusänderung der Qualitätsbeanstandung man informiert werden möchte. Folgende Statusänderungen stehen zur Verfügung:
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Q-Fall Verantwortlicher zugeordnet
Sobald von einem Administrator ein Q-Fall Verantwortlicher zugeordnet wurde, schickt das System eine automatische Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Q-Fall Verantwortlicher informiert
Nachdem ein Q-Fall Verantwortlicher durch den Administrator zugeordnet wurde, muss dieser informiert werden. Passiert dies, so schickt das System eine Mail an den Q-Fall Verantwortlichen. Ist diese Option aktiviert geht eine Mail auch an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Q-Fall Leiter zugeordnet
Als erste Aktion muss der Q-Fall Verantwortliche einen Q-Fall Leiter zuordnen. Ist diese Option aktiviert sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Q-Fall Leiter informiert
Auch der Q-Fall Leiter muss über seine Zuordnung informiert werden. Dies passiert durch Klicken auf ein entsprechendes Icon und das System schickt eine Mail an den Q-Fall Leiter. Ist diese Option aktiviert geht eine Mail auch an diejenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Technischer Abschluss beantragt
Wenn das Q-Fall Team eine technische Lösung für das Problem gefunden hat, kann es den technischen Abschluss des Q-Falls beantragen. Ist diese Option aktiviert so sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Technischer Abschluss abgelehnt
Der Q-Fall Verantwortliche kann den technischen Abschluss entweder akzeptieren oder ablehnen. Wird der technische Abschluss abgelehnt, so sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Technischer Abschluss akzeptiert
Wird der technische Abschluss vom Q-Fall Verantwortlichen akzeptiert, so sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Gesamtabschluss: Teamfreigabe beantragt
Wurde die technische Lösung des Qualitätsfalls verifiziert, so kann der Gesamtabschluss des Q-Falls beantragt werden. Dazu wird eine Mail mit der Freigabeaufforderung an alle Team-Mitglieder verschickt. -
Gesamtabschluss: Freigabe vom Team abgelehnt
Sollte ein Team-Mitglied die Freigabe verweigern, so wird eine Mail an den Q-Fall Eröffner geschickt -
Gesamtabschluss: beim Q-Fall Verantwortlichen beantragt
Haben alle Team-Mitglieder dem Abschluss zugestimmt, so wird der Gesamtabschluss beim Q-Fall verantwortlichen beantragt. -
Gesamtabschluss: vom Q-Fall Verantwortlichen abgelehnt
Auch hier kann der Q-Fall Verantwortliche den Gesamtabschluss akzeptieren oder ablehnen. Wird der Gesamtabschluss abgelehnt, so sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Gesamtabschluss: vom Q-Fall Verantwortlichen akzeptiert
Akzeptiert der Q-Fall Verantwortliche den Gesamtabschluss, so sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Gesamtabschluss: von Qualität akzeptiert
Wird der Gesamtabschluss vom Q-Fall Verantwortlichen akzeptiert, so muss auch noch ein Qualitäter den Gesamtabschluss freigeben. Wird der Gesamtabschluss akzeptiert, so sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Gesamtabschluss: von Qualität abgelehnt
Wird der Gesamtabschluss von der Qualität abgelehnt, so sendet das System eine Mail an denjenigen, der den Q-Fall eröffnet hat. -
Q-Fall sofort geschlossen
Wenn die Option „Q-Fall sofort schliessen“ aktiviert ist, so kann ein Q-Fall von einem Administrator oder Q-Fall Verantwortlichen sofort geschlossen werden. Ist diese Option aktiviert, so sendet das System im Falle einer sofortigen Schliessung eine Mail an denjenigen, der die Qualitätsbeanstandung eröffnet hat.
Ein Q-Fall kann nur solange “sofort geschlossen” werden, bis unter den Sofortmassnahmen oder den definitiven Massnahmen ein Eintrag vorgenommen wurde
Die entsprechende Option kann durch Klicken auf die jeweilige Checkbox aktiviert werden. Klickt man dann auf Speichern, so wird man über die gewählten Statusänderungen informiert. Durch Klicken auf Abbrechen kann das Fenster ohne Änderung geschlossen werden. Durch Klicken auf Löschen werden sämtliche ausgewählten Optionen gelöscht.
Die Option: meinen Namen nicht anzeigen
Wird diese Option ausgewählt, so wird im System der Name des Erstellers durch fünf Sterne ersetzt, d.h. der Q-Fall wird anonym eröffnet. Das automatische verschicken von Mails im Hintergrund funktioniert aber nach wie vor.
Die Option: meinen Namen zum Team hinzufügen
Bei der Eröffnung einer Qualitätsbeanstandung kann mit dieser Option festgelegt werden, dass der Ersteller automatisch Teammitglied des Q-Fall Teams wird. Diese Option ist mit der Option mich als Q-Fall Leiter eintragen verknüpft, es kann nur die eine oder die andere Option ausgewählt werden – entweder kann man die Rolle als Q-Fall Leiter oder als Teammitglied haben.
Die Option: Kundenbericht erforderlich
Sollte eine Qualitätsbeanstandung aufgrund einer Reklamation eines Kunden eröffnet werden, so kann mit dieser Option festgelegt werden, dass für den technischen Abschluss der Qualitätsbeanstandung ein Kundenbericht zur Verfügung gestellt werden soll.
Sollte diese Option aktiviert sein, so wird sicherheitshalber beim Abschluss des Q-Falls noch einmal nachgefragt, ob der Bericht erstellt wurde - es wird aber kein Nachweis für den Bericht gefordert
Die Option: mich als Q-Fall Leiter eintragen
Bei der Eröffnung einer Qualitätsbeanstandung kann mit dieser Option festgelegt werden, dass der Ersteller automatisch Q-Fall Leiter wird. Diese Option ist mit der Option meinen Namen zum Team hinzufügen verknüpft, es kann nur die eine oder die andere Option ausgewählt werden
Die Option: mich über Abschluss des Q-Falls informieren
Ist diese Option aktiviert, so sendet das System beim Gesamtabschluss eine Mail an denjenigen, der die Qualitätsbeanstandung eröffnet hat.
Einige der Optionen sind durch einen blauen Pfeil () markiert. Dies sind die üblichen Optionen, die in den meisten Fällen ausgewählt werden. Durch Klicken auf das ()-Icon werden diese Optionen selektiert.
Es kann aber auch sein, dass - je nach Konfiguration - einige Optionen nicht verfügbar sind. Ist zum Beispiel die Option Mailing deaktiviert, so sind sämtliche Optionen, die eine automatische Mail vom System benötigen, ausgeblendet. Zwei Beispiele von möglichen Optionen sind in der folgenden Abbildung dargestellt.
