Umsetzung
Im Formular Umsetzung werden der Termin der Umsetzung, der geplante Abschlusstermin der Qualitätsbeanstandung, der vermutliche Fehlerverursacher sowie die Beschreibung der Massnahme eingegeben.
Dieses Formular ist bei einem Q-Fall Light nicht sichtbar.
Auf dieser Seite sind alle Felder Pflichteingaben. Hier wird ebenfalls der vermutliche Fehlerverursacher eingetragen, der tatsächliche Fehlerverursacher kann im Abschluss-Formular noch bis zum Abschluss des Q-Falls geändert werden. Sind diese Eingaben gemacht, kann der sachliche Abschluss des Q-Falls beantragt werden.
Umsetzungsfreigabe
Hier sind verschiedene Vorgehensweisen möglich:
- Die Funktion Mailing ist in der Systemkonfiguration ausgeschaltet. In diesem Fall wird der Antrag sofort im System als an Q-Fall Verantwortlichen gesendet gespeichert
- Es ist kein Team definiert, d.h. der Q-Fall wird nur vom Q-Fall Leiter bearbeitet. In diesem Fall wird der Antrag zum sachlichen Abschluss direkt an den Q-Fall Verantwortlichen zur Überprüfung gesendet
- Es ist ein Team definiert und die Mailing-Option ist eingeschaltet, dann wird an alle Team-Mitglieder eine Nachricht versendet, in der sie aufgefordert werden, dem Antrag zuzustimmen oder ihn abzulehnen
Haben alle Team Mitglieder dem Antrag zugestimmt, wird nach der letzten Stimmabgabe der Antrag sofort an den Q-Fall Verantwortlichen gesendet.
Hat mindestens ein Team-Mitglied den Antrag abgelehnt, so wird eine Mail an den Q-Fall Leiter geschickt, der daraufhin die Team-Freigabe abbrechen und – nach Überarbeitung - neu beantragen kann, bzw. er kann das Team überstimmen und den Antrag manuell an den Q-Fall Verantwortlichen senden. In letzteren Fall muss er einen Kommentar eingeben, warum das Team überstimmt wurde.
Für den Fall 1) Mailing deaktiviert und den Fall 2) kein Team definiert sieht man im Formular unten rechts das Icon mit nur einem Kopf, für den Fall 3) erscheint stattdessen das -Icon.
In allen Fällen wird beim Klicken auf das Icon zuerst eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Dabei werden folgende Eingaben geprüft:
- Prüfung, ob das Datum für die Umsetzungsfreigabe und den geplanten Abschluss eingegeben sind, und ob eine Beschreibung eingegeben wurde (Formular Umsetzung)
- Prüfung, ob alle Sofortmassnahmen im Status geschlossen sind (Formular Sofortmassnahmen)
- Prüfung, ob überhaupt eine Sofortmassnahme definiert wurde. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Standardmassnahme oder um ein Datensatz handelt (Formular Sofortmassnahmen)
- Prüfung, falls konfiguriert, ob sämtliche Funktionen des Pflicht-Teams im Q-Fall Team vorhanden sind (Formular Team)
- Prüfung, ob mindestens drei Why und die Fehlerursache im Formular 5 Why ausgefüllt wurden (Formular 5 Why)
- Prüfung, ob - egal wer die Qualitätsbeanstandung gefunden hat - die Verkaufsorganisation eingetragen wurde, falls ein Kunden-Name eingegeben wurde (Formular Grunddaten)
- Prüfung, ob ein Q-Fall Leiter ausgewählt wurde (Formular Team)
- Prüfung, falls ein 8D Bericht angefordert wurde, ob der Bericht akzeptiert wurde (Formular definitive Massnahmen)
Sollte eine dieser Prüfungen nicht erfüllt sein, so gibt das System eine Fehlermeldung aus und der technische Abschluss wird nicht beantragt.
ohne Mailing
Sollte das Mailing ausgeschaltet sein, so erscheint nach Klicken auf an Q-Fall Verantwortlichen senden der Hinweis, dass der technische Abschluss an den Q-Fall Verantwortlichen gesendet wurde.
Wie man sehen kann, ist das -Icon nach wie vor sichtbar. Dies ist deshalb so vorgesehen, damit, falls der Q-Fall Verantwortliche nicht mit den Massnahmen einverstanden ist, jederzeit die Daten aktualisiert werden können. Erst wenn der Q-Fall Verantwortliche der technischen Umsetzung zugestimmt hat, wird auch das -Icon ausgeblendet.
Für den Q-Fall Leiter ist im Moment in Bezug auf die technische Umsetzung nichts Weiteres zu tun. Der Q-Fall Verantwortliche hingegen muss die definierten Massnahmen begutachten und bewerten. Ist er mit den Massnahmen einverstanden, so gibt er den technischen Abschluss frei. Ist er hingegen nicht einverstanden, weist er den Abschluss zurück.
Ist der Q-Fall Verantwortliche einverstanden, so erscheint nach dem Klicken auf ein weiterer Hinweis mit dem Datum, an dem der technische Abschluss freigeben wurde.
Gleichzeitig wechselt der Status der Qualitätsbeanstandung von offen nach technisch geschlossen, d. h. die Farbe hinter der Q-Fall Nummer wechselt von Rot nach Gelb.
Lehnt der Q-Fall Verantwortliche die technische Umsetzung ab, so wird die Freigabe zurückgesetzt. D.h., das -Icon erscheint wieder, zusätzlich wird auf der linken Seite des Formulars angezeigt, dass der Q-Fall Verantwortliche den technischen Abschluss zurückgewiesen hat.
Die technische Umsetzung kann so oft beantragt werden, bis der Q-Fall Verantwortliche dieser zustimmt.
kein Team definiert
Für den Fall, dass kein Team definiert wurde, verhält sich das System identisch - mit einer Ausnahme: Wenn der Q-Fall Verantwortliche die technische Umsetzung zurückweist, öffnet sich beim Klicken auf ein Fenster, indem eine Begründung für die Rückweisung eingegeben werden kann.
Um die Bedienung zu vereinfachen, wird in der Mail die Q-Fall Nummer und der Hinweis Umsetzung zurückgewiesen automatisch eingefügt.
Das Textfeld ist ein Freitextfeld, in dem eine beliebige Nachricht eingegeben werden kann. Durch Klicken auf ABBRECHEN schliesst sich das Fenster, ohne das eine Nachricht gesendet wird und der Q-Fall Verantwortliche kann erneut zwischen und auswählen.
Klickt der Q-Fall Verantwortliche auf SENDEN, so wird eine Mail an den Q-Fall Leiter gesendet mit dem Hinweis, dass der technische Abschluss zurückgewiesen wurde.
Team definiert
Der dritte mögliche Fall ist, ein Team ist definiert und die Mailingoption ist aktiviert. In diesem Fall schickt das System eine Mail an alle Teammitglieder. In dieser Mail wird jedes Teammitglied darüber informiert, dass der Q-Fall Leiter den technischen Abschluss beantragt hat.
Ebenfalls befinden sich in der Mail drei Links, mit denen man sich über den Q-Fall informieren kann, oder seine Zustimmung bzw. Ablehnung im System dokumentieren kann.
Ist man über den Q-Fall nicht ausreichend informiert, so kann man über den Link zum Q-Fall die Dokumentation aufrufen und sich die Details anschauen.
Ist man mit dem technischen Abschluss einverstanden, klickt man auf den Link technischen Abschluss zustimmen. Ist man hingegen nicht einverstanden, so kann man auf den Link technischen Abschluss zurückweisen klicken.
Durch Klicken auf einen der beiden links gelangt man zum Abschlussformular, in dem die eigene Entscheidung sowie die Entscheidung der anderen Teammitglieder dargestellt werden.
Ein direkter Zugriff auf das Formular ist nicht möglich. Es wird ebenfalls eine Fehlermeldung erzeugt, falls man bereits seine Stimme abgegeben hat. Eine einmal getroffene Entscheidung ist somit nicht widerrufbar
Parallel dazu ist für alle Benutzer die Meinung aller Teammitglieder sichtbar. Dabei werden verschieden farbige Statusanzeigen verwendet.
Folgende Farben werden verwendet:
| Das Teammitglied wurde über die Abstimmung informiert | |
| Das Teammitglied hat die Team Freigabe abgelehnt | |
| Das Teammitglied hat der Teamfreigabe zugestimmt | |
| Das Teammitglied hat nicht aktiv abgestimmt. Das System setzt überfällige Abstimmungen nach zwei Tagen automatisch auf zugestimmt (keine Antwort). | |
| Das Teammitglied wurde später zum Team zugefügt (nachdem die Teamfreigabe angefordert wurde) und konnte deshalb nicht mehr mit abstimmen | |
| Das Teammitglied wurde gelöscht, nachdem die Teamfreigabe angefordert wurde |
Aus Statistikgründen gibt es noch zwei weitere Icons in der Tabelle:
Das -Icon zeigt an, wenn das Teammitglied informiert wurde. Um das entsprechende Datum zu sehen, fährt man mit der Maus über das Icon.
Das -Icon zeigt an, wann das Teammitglied abgestimmt hat. Auch hier fährt man mit der Maus über das Icon, und das Abstimmungsdatum wird angezeigt.
Die Team-Freigabe kann (bis alle Team Mitglieder abgestimmt haben) jederzeit abgebrochen werden, indem man auf das -Icon klickt.
Jedes Mal, nachdem ein Teammitglied abgestimmt hat, prüft das System, ob alle Teammitglieder abgestimmt haben. Je nach Ausgang der Abstimmung, können zwei verschiedene Aktionen im System passieren:
- Ist die Abstimmung positiv, d. h. alle Teammitglieder haben zugestimmt, so schickt das System automatisch eine Mail an den Q-Fall Verantwortlichen mit dem Hinweis, dass der technische Abschluss beantragt wurde und durch den Q-Fall Verantwortlichen zu begutachten ist.
- Hat mindestens ein Teammitglied der technischen Umsetzung nicht zugestimmt, so schickt das System eine automatische Mail an den Q-Fall Leiter mit dem Hinweis, dass nicht alle Teammitglieder der technischen Umsetzung zugestimmt haben. In diesem Fall hat der Q-Fall Leiter drei Optionen:
- Er bricht die Teamfreigabe ab. Somit bleibt der Q-Fall im Status offen und der Q-Fall Leiter kann weitere Daten hinzufügen bzw. das entsprechende Teammitglied überzeugen, warum der technische Abschluss gerechtfertigt ist.
- Der Q-Fall Verantwortliche kann mit der Person, die die Freigabe abgelehnt hat nochmals reden und dann - falls sie zu einer Einigung gekommen sind - nur von dieser Person eine erneute Freigabe anfordern. Dazu klickt man auf die rote Statusanzeige und betätigt die Sicherheitsabfrage. Das System sendet dann erneut eine Freigabemail an dieses Teammitglied.
- Ebenso kann der Q-Fall Verantwortliche die Team Entscheidung überstimmen. Dazu klickt auf das -Icon. In diesem Fall wird er aufgefordert, eine Begründung für diese Entscheidung einzugeben. Diese Begründung wird rechts neben dem Feld für die Teamfreigabe eingeblendet.
Wird das Team überstimmt, so sendet das System eine Mail an den Q-Fall Verantwortlichen mit der Bitte um Freigabe der technischen Umsetzung. Der weitere Verlauf ist identisch wie im Fall, wenn kein Team definiert wurde.
Wenn der Q-Fall Verantwortliche die technische Umsetzung zurückweist, öffnet sich beim Klicken auf ein Fenster, in dem eine Begründung für die Rückweisung eingegeben werden kann.
Für den Fall, dass kein Team definiert wurde, verhält sich das System identisch - mit einer Ausnahme: Wenn der Q-Fall Verantwortliche die technische Umsetzung zurückweist, öffnet sich beim Klicken auf ein Fenster, indem eine Begründung für die Rückweisung eingegeben werden kann.
Um die Bedienung zu vereinfachen, wird in der Mail die Q-Fall Nummer und der Hinweis Umsetzung zurückgewiesen automatisch eingefügt.
Das Textfeld ist ein Freitextfeld, in dem eine beliebige Nachricht eingegeben werden kann. Durch Klicken auf ABBRECHEN schliesst sich das Fenster, ohne das eine Nachricht gesendet wird und der Q-Fall Verantwortliche kann erneut zwischen und auswählen.
Klickt der Q-Fall Verantwortliche auf ABSENDEN, so wird eine Mail an den Q-Fall Leiter gesendet mit dem Hinweis, dass der technische Abschluss zurückgewiesen wurde.
Stimmt der Q-Fall Verantwortliche der technischen Umsetzung zu, so wird dies im System mit dem Datum der Zustimmung vermerkt.