Definitive Massnahmen
Das Formular definitive Massnahmen ist identisch zum Formular Sofortmassnahmen aufgebaut, allerdings können im oberen Bereich 8D-Berichte von z.B. Lieferanten gepflegt werden, im unteren Bereich können einzelne Aufgaben dokumentiert werden.
8Ds verwalten
8Ds können auf zwei verschiedene Arten im System eröffnet werden, entweder man aktiviert die Checkbox 8D erforderlich, oder man Klickt auf das -Icon.
Aktiviert man die Checkbox 8D erforderlich, so prüft das System, ob in den Grunddaten ein Lieferant ausgewählt wurde und eine gültige Materialnummer eingegeben wurde (kein xxxxx-xxxxx), da die Lieferantendaten automatisch in das 8D Formular eingefüllt werden. Ist kein Lieferant definiert, so gibt das System eine Fehlermeldung aus.
Ist ein Lieferant definiert, so öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem man den Absender und die Sprache des 8D Templates auswählen kann.
Die Absender sind in der Konfiguration hinterlegt und können beliebig ergänzt werden.
Das Tool wählt die Sprache des Templates danach aus, welche Sprache man in der Oberfläche ausgewählt hat. Die Sprache lässt sich aber jederzeit im Eingabefenster ändern
Durch Klicken auf OK wird das 8D Template erzeugt und die im System vorhandenen Daten eingefügt.
Das Template ist in der Systemkonfiguration hinterlegt und kann jederzeit angepasst werden. Wichtig ist nur, dass die Felder, die vom System ausgefüllt werden nicht anders verwendet werden.
Dieses Template kann dann mit eventuell weiteren vorhandenen Daten gefüllt werden und danach an den entsprechenden Lieferanten geschickt werden. Gleichzeitig werden im Formular weitere Felder ausgefüllt / sichtbar. Das Eingabefeld angefordert wird automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt, das Datumseingabe Icon für das Feld akzeptiert wird eingeblendet und auch die Möglichkeit, Dateien in das System hochzuladen wird freigegeben.
Durch Klicken auf das -Icon öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die hochzuladende Datei ausgewählt werden kann. Die Idee ist hier, sämtliche 8D-Berichte zu speichern. Sollte man mit den 8D-Berichten nicht zufrieden sein und weist diese zurück, so kann in der Liste die Historie der Entwicklung des endgültigen 8D Berichts geführt werden.
Zugefügte Dateien werden nach dem Datum sortiert, an dem sie zugefügt wurden, d.h. der neuste Bericht ist immer an oberster Stelle zu finden. Dateien, die fälschlicherweise hochgeladen wurden, können durch klicken auf das -Icon wieder gelöscht werden.
Wenn ein 8D Bericht angefordert wurde, muss auch dokumentiert werden, dass der Bericht und seine definierten Massnahmen akzeptiert wurden. Dies geschieht durch klicken auf das -Icon neben dem Eingabefeld akzeptiert. Dadurch öffnet sich ein Kalenderfenster, in dem man das entsprechende Datum auswählen kann.
Das Datumsfenster erlaubt keine Auswahl eines Datums, welches in der Zukunft liegt und ebenso kein Datum, welches sich vor dem Datum befindet, an dem der 8D Bericht angefordert wurde
Sollte man sich nachträglich dazu entscheiden, dass doch kein 8D-Bericht notwendig ist, so kann man durch erneutes anklicken der Checkbox 8D erforderlich diese Option wieder löschen. Bevor die 8D-Anforderung geschlossen wird, fragt das System noch einmal nach, ob man den 8D wirklich entfernen will, da dadurch auch sämtliche angehängte Dateien gelöscht werden.
8D Nachverfolgung
Wenn in der Konfiguration die Option 8D Tracking aktiviert wurde, so kann parallel zu den normalen Aktionen ein gesondertes Tracking der 8D Aktivitäten durchgeführt werden. Dazu klickt man auf den Knopf 8D VERLAUF.
Danach öffnet sich ein Fenster, in den der Verlauf der bisherigen Aktivitäten angezeigt wird. Dabei wird der erste Eintrag 8D ANGEFORDERT automatisch von System eingepflegt. Ebenso werden angefügte (8D) Dateien automatisch in der Liste angezeigt.
Im Bereich BESCHREIBUNG kann man seine Kommentare zur 8D Abarbeitung eingeben zusammen mit dem Tag der Aktivität. Durch Klicken auf ZUFÜGEN wird der Datensatz der Liste zugefügt. Durch Klicken auf das -Icon können die einzelnen Datensätze gelöscht wieder werden.
In dieser Ansicht können auch die angehängten Dateien gelöscht werden. Sobald alle Datensätze gelöscht sind wird auch die Option 8D erforderlich zurückgesetzt.
Sobald das erste Mal ein Eintrag manuell zur Liste zugefügt wurde, kann der 8D nur noch akzeptiert werden, wenn man eine Bewertung des 8D Ablaufs eingegeben hat.
Eingefügte Dateien können ganz normal durch Anklicken auch in dieser Ansicht geöffnet werden.
Die Datensätze können nur so lange bearbeitet werden, bis der Q-Fall den Status geschlossen erreicht. Danach lassen sich Änderungen nur noch mit Administrator-Rechten vornehmen.
Wenn die 8D Bearbeitung abgeschlossen ist, kann man noch eine Gesamtbewertung des Ablaufs eingeben. Dazu klickt man auf den Knopf BEWERTUNG.
Bei der Bewertung müssen alle drei Registerkarten ausgefüllt werden.
Datensätze zufügen
Durch Klicken auf Datensatz zufügen können Datensätze im unteren Bereich des Formulars zugeführt werden.
In das Feld Was kann ein Freitext eingegeben werden, der die definitive Massnahme beschreibt.
Die Dropdownliste Wer beinhaltet alle Benutzer, welche der Datenbank bekannt sind. Dort kann der Verantwortliche für die definierte Aufgabe ausgewählt werden.
bis wann ist das Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss.
Dass ein Name aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden muss liegt daran, da das System je nach Konfiguration 2-10 Tage vor Fälligkeit der Aufgabe eine automatische Erinnerungsmail verschickt.
Der Status gibt an, ob die Aufgabe noch offen oder bereits geschlossen ist. Das System verschickt nur dann eine Mail, wenn die Aufgabe noch als offen gekennzeichnet ist. Sollte die Aufgabe bereits beim Eintragen abgeschlossen sein, so kann als Status auch geschlossen ausgewählt werden.
Durch klicken auf ABBRECHEN wird der Datensatz verworfen, durch Klicken auf SPEICHERN wird der Datensatz der Liste der definitiven Massnahmen zugefügt.
In den Optionen kann eingestellt werden, ob beim Zufügen einer Aufagbe automatisch eine Mail and den Verantwortlichen geschickt wird. Ist diese Option deaktiviert, so wird auch die Checkbox EMAIL SENDEN nicht angezeigt.
Weiterhin kann in den Optionen festgelegt werden, ob die Checkbox standardmässig selektiert oder leer ist.
So können beliebig viele Datensätze zu den definitiven Massnahmen zugefügt werden. Aufgaben, die noch im Status offen sind, werden in der Übersicht rot dargestellt.
Die Icons neben dem Status zeigen an, welche Aktionen durchgeführt werden können.
| Der Aufgabe können durch Klicken auf dieses Icon noch Dateien angefügt werden | |
| Dieses Icon kopiert den Datensatz in das Formular Sofortmassnahmen. Dabei werden aber nur die Eingaben im Formular kopiert, eventuell angehängte Dateien werden nicht mit kopiert | |
| Dieses Icon verschiebt den entsprechenden Datensatz in das Formular Sofortmassnahmen. Durch das Verschieben werden sowohl die Details, als auch eventuell angehängte Dateien, in das Formular Sofortmassnahmen verschoben | |
| Dieses Icon erlaubt das Löschen des jeweiligen Datensatzes | |
| Dieses Icon erlaubt das Bearbeiten des Datensatzes. Durch Klicken auf dieses Icon öffnet sich das Bearbeitungsfenster, in dem sämtliche Eingaben editiert werden können | |
| Dieses Icon erlaubt das Kopieren der Sofortmassnahme in das Formular Umsetzung. Dies ist eine Arbeitserleichterung, damit die Daten im Formular Umsetzung nicht erneut eingegeben werden müssen. | |
| Durch Klicken auf dieses Icon kann man sich unabhängig von Fälligkeitsdatum von System Erinnerungen an die Aktion zuschicken lassen | |
| Dieses Icon ist nur sichtbar, wenn der Status der Aufgabe offen ist. Ansonsten ist das Icon unsichtbar. Das anklicken des Häkchen ändert den Status von offen nach erledigt. |
Die Icons , , , und sind nur verfügbar, so lange sich der Q-Fall im Status offen (rot) befindet.
Die Icons und sind verfügbar, bis der Q-Fall abgeschlossen ist.
Wenn es mehrere Datensätze im Formular gibt, so wird es schnell schwierig, z.B. alle offenen Massnahmen zu finden. Deshalb gibt es noch vier Möglichkeiten, wie die Datensätze sortiert werden können:
- Nach dem Eröffnungsdatum (das System schreibt automatisch mit, wann ein Detaildatensatz angelegt wurde)
- Nach dem Namen des Verantwortlichen
- Nach dem Fälligkeitsdatum
- Nach dem Status
Ein zweites Klicken auf den entsprechenden Sortierknopf dreht die Reihenfolge der Sortierung um, die aktuell aktive Sortierung wird durch einen blauen Hintergrund angezeigt.
Um sicherzustellen, das das gesamte Team bei der Bearbeitung des Q-Falls mit eingebunden ist und nicht nur schnell noch vor der Umsetzungsfreigabe informiert wird, kann man nur maximal 3 Datensätze zum Q-Fall zufügen (insgesamt in den Formularen Sofortmassnahmen und definitive Massnahmen - die genaue Anzahl der Datensätze kann in den Optionen festgelegt werden). Danach lassen sich nur weitere Datensätze zufügen, wenn das gesamte Team über den Q-Fall informiert wurde (Knopf Mail an Team im Team-Formular)