Das Konzept
Die Anforderungen, die zu Beginn an das Tool gestellt wurden, lassen sich in vier Punkten kurz zusammenfassen:
- Die Hemmschwelle, eine Qualitätsbeanstandung zu eröffnen, soll so niedrig wie möglich sein
- Es gibt eine klare Trennung zwischen dem Eröffnen und der Bearbeitung einer Qualitätsbeanstandung
- Das System soll so offen wie möglich sein, damit jeder, der einen Beitrag zur Lösung der Qualitätsbeanstandung beitragen kann, dies ohne umständliche Anmeldung oder ähnliches tun kann
- Der Abschluss einer Qualitätsbeanstandung soll einen formalen Freigabeprozess durchlaufen
Auch wenn sich über die Zeit die Anforderungen weiter erhöht haben, ist das Tool diesen Ideen treu geblieben. Grundsätzlich bedient sich das Tool der Umgangssprache, d.h. die Hinweise und Fehlermeldungen werden in der “Du” Form wiedergegeben.
Die Bearbeitung der Qualitätsbeanstandungen erfolgt in vier Phasen, die durch die farbliche Unterlegung der Qualitätsbeanstandungsnummer erkenntlich sind:
- Die Farbe Weiss bedeutet, dass eine neue Qualitätsbeanstandung eröffnet wurde, ihr aber noch kein Q-Fall Leiter zugeordnet wurde
- Die Farbe Rot zeigt an, dass aktuell an der Beanstandung gearbeitet wird, das Problem aber noch nicht gelöst wurde
- Die Farbe Gelb zeigt an, dass das zugrunde liegende Problem gelöst wurde und eine Verbesserungsmassnahme eingeführt wurde – es wird aber noch auf die Verifikation gewartet, ob die Massnahme auch effektiv war
- Die Farbe Grün zeigt an, das der Fall gelöst, und die Verbesserungsmassnahmen verifiziert sowie effektiv sind – der Fall ist komplett geschlossen
GRUNDSÄTZLICHES ZUR BEDIENUNG
Die Eingabefelder sind so definiert, das Felder mit einer roter Schrift Pflichteingaben sind, Felder mit einer blauen Schrift sind optionale Felder, die je nach Fall ausgefüllt werden können oder müssen. Datumseingaben erfolgen immer durch Anklicken des Kalender-Icons, welches sich rechts neben dem entsprechenden Eingabefeld befindet. Ist das Datumsfeld ein Pflichtfeld, so kann das Datum nur ausgewählt, aber nicht gelöscht werden (rechtes Bild). Ist das Datumsfeld jedoch optional, so kann durch Klicken auf das Abfalleimer-Icon (linkes Bild, roter Kreis) das Datum auch wieder gelöscht werden.
Falls in den Formularen zur Bearbeitung der Qualitätsbeanstandung Daten eingegeben wurden und man auf ein anderes Formular wechseln möchte und die Daten noch nicht gespeichert wurden, so gibt das System einen Hinweis aus. Diesen kann man durch klicken auf “Weiter” ignorieren (dabei gehen die noch nicht gespeicherten Daten verloren), oder durch klicken auf “Abbrechen” bleibt man auf dem aktuellen Formular und kann die Daten speichern.
Die meisten Tabellen, die im Tool verwendet werden, besitzen eine Fusszeile, mit der man die Daten in der Tabelle übersichtlicher darstellen kann. Normalerweise werden in den Tabellen 100 Zeilen Daten dargestellt, in der Fusszeile wird allerdings auch angezeigt, wie viele “Seiten” à 100 Zeilen vorhanden sind. Durch klicken auf die Pfeile rechts und links kann man “seitenweise” in den Daten blättern. Ganz rechts wird immer die Gesamtanzahl der Datensätze angezeigt und bei machen Tabellen gibt es auf der linken Seite noch Knöpfe zur Manipulation der Tabelle.
Weiterhin haben die meisten Tabellen in der Kopfzeile Eingabefelder, die die Datensätze in der Tabelle filtern. Die Filter werden synchron mit jeder Tastatureingabe angewendet und können beliebig kombiniert werden.
Um die Bedienung des Tools zu erleichtern sind bei allen Icons sogenannte “Tool Tipps” hinterlegt, d.h. wenn man mit der Maus über ein Icon fährt dann erscheint ein Hinweis, was dieses Icon bewirkt.
ERKLÄRUNGEN DER ROLLEN
Folgende Rollen (Akteure) sind an der Bearbeitung einer Qualitätsbeanstandung beteiligt und haben die beschriebenen Rechte bzw. Pflichten:
Ersteller
Wie der Name der Rolle bereits erahnen lässt eröffnet der Ersteller eine Qualitätsbeanstandung. Grundsätzlich hat er damit alle seine Pflichten abgearbeitet, kann aber an der Bearbeitung des Q-Falls mitarbeiten bzw. sich über dessen Fortschritt informieren lassen.
Qualität
Der Qualitäter weist neu eröffnete Q-Fälle einen sogenannten Q-Fall Verantwortlichen zu. Die weitere Bearbeitung liegt in der Verantwortung dieses Q-Fall Verantwortlichen und erst wenn der Q-Fall Verantwortliche den kompletten Abschluss des Q-Fall freigibt kann der Qualitäter noch einmal über die Dokumentation gehen um sicherzustellen, dass die Massnahmen nachhaltig sind und nachvollziehbar dokumentiert.
Q-Fall Verantwortlicher
Die Rolle des Q-Fall Verantwortlichen besteht darin, die Person zu benennen, die aktiv die Qualitätsbeanstandung bearbeitet. Weiterhin überwacht er den Fortschritt des Q-Falls und beurteilt sowohl den technischen Abschluss als auch den kompletten Abschluss. Letztendlich muss er die Lösung des Problems beurteilen und ist verantwortlich für deren Nachhaltigkeit.
Deputy Q-Fall Verantwortlicher
Ein Q-Fall Verantwortlicher kann einen Stellvertreter für sich definieren (Deputy). Dieser Stellvertreter hat dann dieselben Rechte wie ein richtiger Q-Fall Verantwortlicher mit der Einschränkung, dass er keinen Q-Fall zu einen Q-Fall Light oder TOP Q-Fall umwandeln kann. Weiterhin kann er den Q-Fall Verantwortlichen nicht ändern, mit der Ausnahme (falls vom Q-Fall Verantwortlichen erlaubt), dass er sich selbst gegen einen weiteren Stellvertreter desselben Q-Fall Verantwortlichen austauschen kann
Q-Fall Leiter
Der Q-Fall Leiter ist der Projektleiter des Q-Fall. Ihm obliegt die Koordination und Lösung des Qualitätsproblems sowie die angemessene Dokumentation.
Q-Fall Team
Das Q-Fall Team unterstützt den Q-Fall Leiter bei der Lösung des Q-Falls, d.h. es arbeitet operativ an den entsprechenden Themen, analysiert und implementiert Sofortmassnahmen und definitive Massnahmen um ein erneutes Auftreten des Qualitätsproblems zu verhindern.
Weitere Nutzer
Das Tool ist so konzipiert, das jeder der Zugriff auf das Tool an der Lösung des Problems mitarbeiten kann. D.h. jeder kann den Fortschritt und die Lösung nachvollziehen und seinen persönlichen Beitrag leisten ohne offiziell für das Q-Fall Team nominiert zu sein.
Administrator
Der Administrator hat alle Rechte im System und kann zusätzlich noch Konfigurationseinstellugen vornehmen, neue Rollen definieren, Back-ups anlegen, etc.
FLUSSDIAGRAMM EINER QUALITÄTSBEANSTANDUNG
