Abschluss
Sollte auch die Verifikation der eingeführten Korrekturmassnahmen erfolgreich sein, so kann die Qualitätsbeanstandung abgeschlossen werden. Dies passiert im Formular ABSCHLUSS.
In diesem Formular müssen noch einmal die Fehlerursache sowie die Verbesserungsmassnahmen als Pflichteingaben eingegeben werden.
Feld Lernen aus Fehlern ist optional.
Ebenfalls ist das Feld Fehlerverursacher ein Pflichtfeld. In diesem Feld muss aus einer vordefinierten Dropdownliste ein spezifischer Fehlerverursacher ausgewählt werden, standardmässig ist der Verursacher eingetragen, der als vermutlicher Verursacher im Formular UMSETZUNG eingegeben wurde.
Optional kann hier angegeben werden, ob es sich um ein Prozessproblem (wir sprechen hier von Geschäftsprozessen) handelt.
Falls konfiguriert, muss auch der Materialstatus in diesem Formular gepflegt werden.
In der Systemkonfiguration kann definiert werden, dass der Materialstatus verwendet werden soll. Gleichzeitig kann hier definiert werden, welcher Materialstatus beim Abschluss des Qualitätsfalls nicht erlaubt ist (zum Beispiel NA-nicht definiert).
Weiterhin ist es in diesem Formular möglich, eine Bewertung des 5Why prozesses vorzunehmen. Mit den entsprechenden Rechten (Qualität oder Administrator) öffnet sich durch Anklicken des kleines Felds rechts neben dem Fehlerverursacher ein weiteres Formular, in dem die Bewertung abgegeben werden kann.
Der weitere Verlauf der Qualitätsbeanstandung folgt analog den Schritten zur Umsetzung: Zuerst wird die Freigabe des Gesamtabschlusses beantragt.
In allen Fällen wird zuerst eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Dabei werden folgende Eingaben geprüft:
- Prüfung, ob ein verbotener Materialstatus (falls konfiguriert) eingegeben wurde
- Prüfung, ob die Felder Fehlerverursacher, Fehlerursache sowie Verbesserungsmassnahme ausgefüllt wurden
- Prüfung, ob alle definierten definitiven Massnahmen den Status erledigt haben
- Prüfung, falls als Fehlerverursacher Lieferant ausgewählt wurde, ob in den Grunddaten ein Lieferant angegeben wurde
Sollte eine dieser Prüfungen nicht erfüllt sein, so gibt das System eine Fehlermeldung aus und der Gesamtabschluss kann nicht beantragt werden.
Für den Fall kein Team definiert und den Fall Mailing deaktiviert sieht man im Formular unten rechts das -Icon, für den Fall das das Mailing aktiviert ist und ein Team definiert ist erscheint stattdessen das -Icon.
Für den Fall, dass ein Team ist definiert und die Mailingoption aktiviert ist, schickt das System eine Mail an alle Teammitglieder. In dieser Mail wird jedes Teammitglied darüber informiert, dass der Q-Fall Leiter den technischen Abschluss beantragt hat.
Ebenfalls befinden sich in der Mail drei Links, mit denen man sich über den Q-Fall informieren kann, oder seine Zustimmung bzw. Ablehnung im System dokumentieren kann.
Ist man über den Q-Fall nicht ausreichend informiert, so kann man über den Link zum Q-Fall die Dokumentation aufrufen und sich die Details anschauen.
Ist man mit dem Gesamtabschluss einverstanden, klickt man auf den Link Abschluss zustimmen.
Ist man hingegen nicht einverstanden, so kann man auf den Link Abschluss zurückweisen klicken.
Durch Klicken auf einen der beiden links gelangt man zum Abschlussformular, in dem die eigene Entscheidung sowie die Entscheidung der anderen Teammitglieder dargestellt werden.
Ein direkter Zugriff auf das Formular ist nicht möglich. Es wird ebenfalls eine Fehlermeldung erzeugt, falls man bereits seine Stimme abgegeben hat. Eine einmal getroffene Entscheidung ist somit nicht widerrufbar
Dabei werden verschieden farbige Statusanzeigen verwendet. Folgende Farben werden verwendet:
| Das Teammitglied wurde über die Abstimmung informiert | |
| Das Teammitglied hat die Team Freigabe abgelehnt | |
| Das Teammitglied hat der Teamfreigabe zugestimmt | |
| Das Teammitglied hat nicht aktiv abgestimmt. Das System setzt überfällige Abstimmungen nach zwei Tagen automatisch auf zugestimmt (keine Antwort). | |
| Das Teammitglied wurde später zum Team zugefügt (nachdem die Teamfreigabe angefordert wurde) und konnte deshalb nicht mehr mit abstimmen | |
| Das Teammitglied wurde gelöscht, nachdem die Teamfreigabe angefordert wurde |
Aus Statistikgründen gibt es noch zwei weitere Icons in der Tabelle:
Das -Icon zeigt an, wenn das Teammitglied informiert wurde. Um das entsprechende Datum zu sehen, fährt man mit der Maus über das Icon.
Das -Icon zeigt an, wann das Teammitglied abgestimmt hat. Auch hier fährt man mit der Maus über das Icon, und das Abstimmungsdatum wird angezeigt.
Weiterhin gibt es noch die Anzeigen, ob - und wenn ja, wie oft - das Team TR, der Q-Fall Verantwortliche RR und die Qualität QR den Abschluss des Q-Falles abgelehnt haben.
Die Team-Freigabe kann (bis alle Team Mitglieder abgestimmt haben) jederzeit abgebrochen werden, indem man auf das -Icon klickt.
Jedes Mal, nachdem ein Teammitglied abgestimmt hat, prüft das System, ob alle Teammitglieder abgestimmt haben. Je nach Ausgang der Abstimmung, können zwei verschiedene Aktionen im System passieren:
- Ist die Abstimmung positiv, d. h. alle Teammitglieder haben zugestimmt, so schickt das System automatisch eine Mail an den Q-Fall Verantwortlichen mit dem Hinweis, dass der Gesamtabschluss beantragt wurde und durch den Q-Fall Verantwortlichen zu begutachten ist.
- Hat mindestens ein Teammitglied dem Abschluss nicht zugestimmt, so schickt das System eine automatische Mail an den Q-Fall Leiter mit dem Hinweis, dass nicht alle Teammitglieder dem Abschluss zugestimmt haben. In diesem Fall hat der Q-Fall Leiter drei Optionen:
- Er bricht die Teamfreigabe ab. Somit bleibt der Q-Fall im Status technisch geschlossen und der Q-Fall Leiter kann weitere Daten hinzufügen bzw. das entsprechende Teammitglied überzeugen, warum der Gesamtabschluss gerechtfertigt ist.
- Der Q-Fall Verantwortliche kann mit der Person, die die Freigabe abgelehnt hat nochmals reden und dann - falls sie zu einer Einigung gekommen sind - nur von dieser Person eine erneute Freigabe anfordern. Dazu klickt man auf die rote Statusanzeige und betätigt die Sicherheitsabfrage. Das System sendet dann erneut eine Freigabemail an dieses Teammitglied.
- Ebenso kann der Q-Fall Verantwortliche die Team Entscheidung überstimmen. Dazu klickt auf das -Icon. In diesem Fall wird er aufgefordert, eine Begründung für diese Entscheidung einzugeben. Diese Begründung wird rechts neben dem Feld für die Teamfreigabe eingeblendet.
Wird das Team überstimmt, so sendet das System eine Mail an den Q-Fall Verantwortlichen mit der Bitte um Freigabe des Gesamtabschlusses. Das Datum, an dem die Freigabeaufforderung an den Q-Fall Verantwortlichen gesendet wurde wird im Tool vermerkt.
Genau wie beim Formular Umsetzung hat der Q-Fall Verantwortliche sowohl die Möglichkeit, dem Gesamtabschluss zuzustimmen, oder diesen abzulehnen.
Wenn der Q-Fall Verantwortliche den Abschluss zurückweist, öffnet sich beim Klicken auf das -Icon ein Fenster, in dem eine Begründung für die Rückweisung eingegeben werden kann.
Um die Bedienung zu vereinfachen, wird in der Mail die Q-Fall Nummer und der Hinweis Gesamtabschluss zurückgewiesen automatisch eingefügt.
Das Textfeld ist ein Freitextfeld, in dem eine beliebige Nachricht eingegeben werden kann. Durch Klicken auf ABBRECHEN schliesst sich das Fenster, ohne das eine Nachricht gesendet wird und der Q-Fall Verantwortliche kann erneut zwischen und auswählen.
Klickt der Q-Fall Verantwortliche auf ABSENDEN, so wird eine Mail an den Q-Fall Leiter gesendet mit dem Hinweis, dass der Gesamtabschluss zurückgewiesen wurde.
Stimmt der Q-Fall Verantwortliche der technischen Umsetzung zu, so wird dies im System mit dem Datum der Zustimmung vermerkt und der Fall geht zum endgültigen Abschluss nochmals an die Qualität um die Pllausibilität zu prüfen und die Fehlercodes (falls konfiguriert) zuzuordnen. Dazu verschickt das System im Hintergrund eine automatische Mail an die in der Systemkonfiguration definierte E-Mail-Adresse (typischerweise die Qualität) mit dem Hinweis, dass der Gesamtabschluss beantragt wurde.
Ist man nicht am System angemeldet, so sieht man auf dem Formular nur das -Icon. Den Knopf für die Zustimmung bzw. Ablehnung sehen nur Administratoren und die Qualität, wenn sie angemeldet sind
Genau wie der Q-Fall Verantwortliche, haben auch die Administratoren/ die Qualität die Möglichkeit, dem Gesamtabschluss zuzustimmen oder ihn zurückzuweisen.
Wenn der Gesamtabschluss zurückgewiesen wird, öffnet sich beim Klicken auf ein Fenster, in dem eine Begründung für die Rückweisung eingegeben werden kann. Der Betreff ist bereits ausgefüllt und kann nicht geändert werden, das Nachrichtenfeld hingegen ist ein Freitextfeld, da normalerweise ein spezifischer Kommentar notwendig ist, um zu begründen, warum der Gesamtabschluss zurückgewiesen wurde, obschon er bereits von einem Q-Fall Verantwortlichen angenommen wurde.
Wird der Gesamtabschluss akzeptiert, so muss noch einen spezifischen Fehlercodes zugoordnet werden (falls konfiguriert).
Erst jetzt ist die Bearbeitung des Q-Falls komplett abgeschlossen und gesperrt. In keinem der Formulare können Daten hinzugefügt oder geändert werden. Einzige Ausnahme gilt für die Benutzer mit Sonderrechten: Mit ihren Sonderrechten können Sie nach wie vor Daten nachträglich ändern bzw. hinzufügen oder löschen.
Eine weitere Ausnahme ist das Formular KOSTEN. In diesem Formular können auch nach Abschluss noch weitere Datensätze erfasst werden bzw. geändert werden. Einzig das Löschen von Datensätzen bleibt den Benutzern mit Sonderrechten vorbehalten.