Das Formular "TEAM"
Sonderfunktionen, die nur besonderen Nutzern zugänglich sind, sind die Zuordnung des Q-Fall Verantwortlichen, des Q-Fall Leiters, die Umschaltung zwischen einem normalen Q-Fall und einen Q-Fall Light oder Top Q-Fall. Weiterhin ist es möglich, einen Q-Fall sofort zu schliessen, d.h. der Vorfall bleibt im System registriert, wird aber sofort auf abgeschlossen gesetzt.
Q-Fall Verantwortlichen auswählen
Durch Klicken auf das -Icon neben dem Feld Q-Fall Verantwortlicher öffnet sich ein Auswahlfeld, in dem man den Verantwortlichen auswählen kann.
Sollte bereits ein Q-Fall Verantwortlicher definiert worden sein, so wir der entsprechende Name im Auswahlfenster rot hinterlegt.
Sollte es sich beim angemeldeten Benutzer um einen Stellvertereter handeln, so kann auch dieser den Q-Fall Verantwortlichen ändern - sofern der Q-Fall Verantwortliche die Option Meine Stellvertreter dürfen sich selber austauschen aktiviert hat. In diesem Fall erscheint beim klicken auf das Icon eine Liste der definierten Stellvertreter.
Im Kopf dieser Auswahlliste befindet sich weiterhin ein Suchfeld, in das ein Name eingegeben werden kann. Das System sucht bereits bei der Eingabe nach dem möglichen Namen. Das Fenster wird entweder durch Auswahl eines entsprechenden Namens geschlossen, oder durch Klicken auf ABBRECHEN.
Ist der Q-Fall Verantwortliche ausgewählt, so wird dieser über seine Rolle automatisch informiert (sofern die Option Mailing aktiviert ist). Das System schickt dann im Hintergrund eine Mail an die entsprechende Person mit dem Hinweis, dass sie als Q-Fall Verantwortliche ausgewählt wurde sowie einem Link, der auf den entsprechenden Q-Fall zeigt.
Ist in der Systemkonfiguration die Option Mailing eingeschaltet, kann der Q-Fall Leiter erst dann ausgewählt werden, wenn der Q-Fall Verantwortliche informiert wurde
Hat derjenige, der die Qualitätsbeanstandung eröffnet hat, im Eröffnungsformular Mich als Q-Fall Leiter eintragen ausgewählt, so ist entgegen der oben beschriebenen Logik bereits ein Q-Fall Leiter eingetragen, obwohl noch kein Q-Fall Verantwortlicher definiert wurde.
Die Funktion Q-Fall Leiter auswählen
Aufgrund der besonderen Anforderungen an einen Q-Fall Leiter muss diese Rolle den entsprechenden Benutzern im System zugeordnet werden. Grundsätzlich erfolgt die Auswahl des Q-Fall Leiters genau so wie die Auswahl des Q-Fall Verantwortlichen: durch Anklicken des -Icons neben dem Feld Q-Fall Leiter.
Durch Klicken auf das öffnet sich eine Auswahlliste.
In dieser Liste sind sämtliche Personen aufgeführt, die entweder die Rolle Administrator, Q-Fall Verantwortlicher oder Q-Fall Leiter innehaben. Ist bereits ein Q-Fall Leiter definiert, so wird die entsprechende Zeile blau hinterlegt.
Um die Konsistenz der Logik in den restlichen Formularen aufrecht zu erhalten (einige Funktionen funktionieren nur, wenn ein Q-Fall Leiter definiert ist), gibt es bei diesem Formular die Möglichkeit, einen Q-Fall Leiter zu löschen, nur für Administratoren (Abbildung rechte Seite)
Auch in dieser Auswahlliste kann über die Eingabe eines Namens in der Kopfzeile nach Personen gesucht werden. Diese Liste schliesst sich entweder durch Auswahl eines Namens oder durch Klicken auf ABBRECHEN.
Es ist nicht möglich, dass eine Person gleichzeitig Q-Fall Leiter und Team-Mitglied ist. Die Person die als Q-Fall Leiter eingetragen wurde, ist später in der Auswahlliste für das Team nicht mehr verfügbar. Q-Fall Verantwortliche können hingegen sehr wohl Teil des Teams sein.
Auch der Q-Fall Leiter muss über seine Rolle informiert werden. Dazu schickt das System - sofern die Option Mailing aktiviert ist - im Hintergrund eine Mail an den Q-Fall Leiter mit dem Hinweis, dass er / sie als Q-Fall Leiter ausgewählt wurde, sowie mit einem Link, der auf den entsprechenden Q-Fall zeigt.
Die Funktion Q-Fall Light
Wie bereits mehrfach erwähnt, ist eine der Grundideen des Tools, dass möglichst einfach Qualitätsbeanstandungen eröffnet werden können. Es ist eine logische Konsequenz, dass somit auch Fälle eröffnet werden, bei denen die Lösung schon bekannt oder offensichtlich ist, d.h. es müssen eigentlich nur noch die Abstellmassnahmen implementiert werden. Eine Analyse der Fehlerursache ist somit nicht notwendig.
Die Option Q-Fall Light kann in der Systemkonfiguration abgeschaltet werden. Dann ist diese Checkbox auch nicht sichtbar.
Da durch das Umschalten einer Qualitätsbeanstandung auf einen “Q-Fall Light” einige Funktionen abgeschaltet werden (wie z.B. das Pflichtteam oder die Team-Freigabe), ist dieses Umschalten nur den Administratoren und den direkten Q-Fall Verantwortlichen (keine Stellvertreter!!) vorbehalten.
Ein Q-Fall Light ist für jeden sofort erkennbar, da alle Formulare mit einem blauen Rahmen versehen werden. Zusätzlich wird hinter der Q-Fall Nummer in der Auswahlliste ein Stern (*) angezeigt.
Ein normaler Q-Fall kann, solange er noch nicht sachlich abgeschlossen ist, jederzeit in einen Q-Fall Light umgewandelt werden. Sollten bereits Daten im Formular Sofortmassnahmen eingegeben worden sein, so werden diese in das Formular definitive Massnahmen verschoben (schaltet man den Q-Fall wieder auf einen normalen Q-Fall zurück, so verbleiben die Daten im Formular definitive Massnahmen).
Sollten Änderungen am Pflicht-Team vorgenommen worden sein, so werden diese gelöscht, d.h. das Pflicht-Team wird auf die Standardmitglieder zurückgesetzt (nur wichtig, falls der Q-Fall wieder auf normal zurückgesetzt wird)
Dateneingaben im Formular 5 Why werden gelöscht und können nicht wieder hergestellt werden (nur wichtig, falls der Q-Fall wieder auf normal zurückgesetzt wird).
Die Funktion Top Q-Fall
Sollte eine Qualitätsbeanstandung besonders schwerwiegend / teuer / schwierig zu lösen sein, so kann man sie als Top Q-Fall einstufen. Dies hat keine weitere Konsequenz bei der Bearbeitung, allerdings kann so eine Qualitätsbeanstandung später leichter im System gefunden werden.
Ein Top Q-Fall ist für jeden sofort erkennbar, da alle Formulare mit einem roten Rahmen versehen werden. Zusätzlich wird hinter der Q-Fall Nummer in der Auswahlliste ein Ausrufezeichen (!) angezeigt.
Das Umschalten ist auch hier nur den Administratoren und den direkten Q-Fall Verantwortlichen (keine Stellvertreter!!) vorbehalten.
Die Funktion Sofort schliessen
Das Konzept des Tools basiert darauf, die Hemmschwelle eine Qualitätsbeanstandung zu eröffnen möglichst niedrig zu halten. Deshalb kann es vorkommen, dass zwei Qualitätsbeanstandungen unabhängig von verschiedenen Personen zum gleichen Thema eröffnet werden, oder dass eine Qualitätsbeanstandung zu einem Thema zum zweiten Mal eröffnet wird, usw. Ebenfalls kann es vorkommen, dass aufgrund der niedrigen Hürde zu viele Fälle eröffnet werden, die aber aufgrund von Ressourcenengpässen nicht bearbeitet werden können. In solchen Fällen macht es Sinn, die Qualitätsbeanstandung sofort wieder zu schliessen. Die Information bleibt im System verfügbar, allerdings wird der Q-Fall dann nicht mehr bei der Auswertung (wie z.B. der Bearbeitungszeit) berücksichtigt.
Die Option Sofort schliessen kann in der System-konfiguration auch abgeschaltet werden. In diesem Fall wird auch das Icon nicht angezeigt
Sobald unter Sofortmassnahmen ein Eintrag vorgenommen wurde, kann eine Qualitätsbeanstandung nicht mehr sofort geschlossen werden.
Klickt man auf Sofort schliessen so erscheint ein Eingabeformular, in dem man einen Grund für das sofortige Schliessen eingeben muss. Dazu kann man entweder einen Text in das Freitext Feld eingeben oder man wählt eine der Standard-Beschreibungen aus.
Wird die Eingabe gespeichert, so wird als Fehlercode XX – sofort geschlossen eingetragen und die Qualitätsbeanstandung wird sofort als abgeschlossen im System geführt.
Um Nachvollziehen zu können, wer eine Qualitätsbeanstandung sofort geschlossen hat, wird beim sofortigen Schliessen derjenige Benutzer als Q-Fall Verantwortlicher eingetragen, der den Fall sofort schliesst